Статьи Новости Контакты

24.06.2008
Игорь Крейн

Совместная и автономная работа с «Документами Google»

обзор последних нововведений виртуального офиса Google

Документы Google

Статья написана совместно с Владиславом Михеевым

О службе «Документы Google», представляющей собой набор онлайновых приложений для работы с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, было сказано уже немало, в том числе и на страницах нашего издания. Между тем функционал этого сервиса расширяется с каждой неделей, а потому нелишним будет обратиться к этой теме еще раз.

Для начала определимся с тем, кому вообще может понадобиться редактировать и хранить свои документы в Интернете. Даже при самом беглом рассмотрении вопроса можно заметить, что аудитория может быть весьма и весьма широкой: пользователи, у которых нет желания приобретать дорогостоящие офисные пакеты (или пользоваться их неповоротливыми бесплатными аналогами); пользователи, постоянно мигрирующие с машины на машину; пользователи, у которых есть необходимость оперативно публиковать документы, таблицы и презентации для всеобщего обозрения, — этот список можно продолжать до бесконечности.

Сервис "Документы Google" подойдет не всем, но очень многим
Увы, этот сервис вряд ли подойдет тем, кто предъявляет жесткие требования к форматированию документа (например, авторам, которые готовят рукописи для издательства). Да, сервис обладает всеми базовыми возможностями редактирования, импорта, экспорта, печати и публикации, но это именно базовые возможности. Впрочем, сразу же оговоримся, что подавляющему большинству домашних и офисных пользователей этого хватит за глаза.

Использование "Документов Google" в бизнесе может помочь существенно сократить затраты на организацию работы с документами. По сути дела, достаточно установить на офисный ПК любую операционную систему, подключиться к Интернету, запустить браузер, набрать в адресной строке docs.google.com — и можно немедленно приступать к работе. Конечно, при большом документообороте ограничение в 5000 документов размером до 500 Кб (и 5000 вложений до 2 Мб) может доставить некоторые неприятности, но за вполне умеренную плату эти ограничения можно и устранить.

Основное окно «Документов Google»
Основное окно «Документов Google»

Но основным преимуществом здесь, конечно же, является та легкость, с которой может быть организована совместная работа с документами, причем, что немаловажно, без всяких дополнительных затрат.

Сервис предоставляет возможность одновременной совместной работы с документами в режиме онлайн
Совместная работа с каждым из типов документов, поддерживаемых виртуальным офисом Google, — а это, напомним, текстовые документы, электронные таблицы и презентации — имеет свои особенности, но есть, конечно же, и общие принципы. Суть следующая: один из пользователей, имеющий аккаунт Google, создает документ и назначает права доступа к нему для других пользователей, которые, в зависимости от полученных прав, будут называться соавторами или читателями. Кроме того, можно позволить соавторам самим назначать права для третьих лиц (с этой опцией следует быть осторожным, тем более что она включена по умолчанию). Все, теперь документ могут просматривать и/или редактировать несколько человек.

Казалось бы, ничего особенного во всем этом нет — совместный доступ к файлам появился, едва компьютеры стали объединять в сети, а это было в незапамятные времена. Но "ничего особенного" — это только на первый взгляд. Отличие совместной работы в "Документах Google" заключается в слове "одновременный". Это означает, что, открыв расшаренный документ для редактирования, пользователь не блокирует его для соавторов: те тоже могут открыть этот же самый документ и вносить в него изменения в то же самое время.

Если практическая ценность одновременного совместного просмотра документа не вызывает сомнений, то целесообразность совместного редактирования одного и того же документа уже не так очевидна. А ведь сервис позволяет делать это сразу десяти соавторам. И это если речь идет о текстовом документе или презентации, потому что электронную таблицу и вовсе могут одновременно терзать 50 (пятьдесят!) человек. Как тут не вспомнить известную поговорку о семи няньках и несчастном безглазом дитятке!

При совместной работе с "Документами Google" вовсе не возникает большой неразберихи, как это может показаться на первый взгляд
Да, опасения возникновения хаоса вполне оправданны. Но справедливости ради следует заметить, что разработчики сервиса "Документы Google" постарались сделать так, чтобы этот хаос не казался таким всеобъемлющим. Если же все соавторы вдобавок являются людьми вменяемыми и заранее договариваются о разделении "сфер влияния" (одна нянька смотрит за левым глазом, вторая — за правой ручкой и далее по списку), то, как показывает практика, они достаточно успешно могут работать совместно и одновременно. Хитрая программа успевает отслеживать изменения, внесенные тем или иным соавтором, и показывать эти изменения каждому в окне редактирования. Это, правда, происходит не в реальном времени, а только в моменты сохранения файла каждым из соавторов, но автоматическое сохранение все равно срабатывает достаточно часто. Параллельно ведется хронология изменений, благодаря которой можно в любой момент просмотреть, как выглядел документ в тот или иной момент (опорными точками опять же являются моменты сохранения документа).

Хронология изменений документа в Google Docs
Хронология изменений документа

В качестве эксперимента данная статья создавалась усилиями двух человек при помощи указанного сервиса. Испытания показали, что в целом совместная работа с текстовыми документами в службе "Документы Google" организована неплохо. Конфликтные ситуации, которые неизбежны, когда в телегу одновременно впрягаются лебедь, рак и щука, разрешаются сервисом наиболее корректным из возможных способов: пользователь, чей вновь набранный текст не может быть сохранен в документе из-за того, что его соавтор внес изменения в том же месте, получает возможность сохранить отклоненный кусок в буфере обмена.

Сообщение о конфликтной ситуации при совместном редактировании документа в Google Docs
Сообщение о возникновении конфликтной ситуации при совместной работе

Кроме того, все возникающие проблемы, как и прочие насущные вопросы, можно обсудить с соавторами в режиме онлайн — например, посредством Google Talk.

В работе сервиса присутствуют ошибки, из-за которых часть набранного текста может пропасть
При тестировании нами были обнаружены и ошибки. В частности, возникла любопытная ситуация, когда одному из нас понадобилось на время отойти от компьютера, оставив окно браузера с открытой статьей. За время его отсутствия второй соавтор успел написать два абзаца, однако когда первый вернулся, они пропали. По всей видимости, потеря набранного текста каким-то образом была связана с тем, что оставленный на время компьютер "впал в спячку" — во всяком случае, это случилось как раз при выходе компьютера из спящего режима. К счастью, в хронологии изменений утерянные абзацы были зафиксированы, так что в процессе написания статьи ни один соавтор морально не пострадал.

Что касается работы с таблицами, то здесь работать еще легче: всегда видно, с какой ячейкой работает каждый из соавторов в данный момент, так что конфликтов избегать просто. Добиться от системы выдачи сообщения о возникновении конфликтной ситуации нам здесь не удалось; так, при удалении одним соавтором строки, ячейки которой редактировал другой, эта строка в документе просто отмечалась как удаленная.

Совместная работа с электронными таблицами в Google Docs
Совместная работа с электронными таблицами

Сервис "Документы Google" непрерывно развивается, и новые функции появляются здесь с завидной регулярностью. Так, сравнительно недавно разработчики добавили возможность "навешивать" формы ввода на ячейки таблиц. С помощью этой функции можно, например, легко создавать опросы интернет-пользователей, причем для участия в таком опросе не требуется наличия Google-аккаунта. Результаты такого опроса будут автоматически сводиться в таблицу.

Сервис "Документы Google" постоянно обрастает новыми возможностями
В конце прошлого года было представлено и другое ценное нововведение: возможность доступа к документам и электронным таблицам с любых мобильных устройств, вплоть до самых обыкновенных мобильных телефонов с установленным Java-браузером Opera Mini. На данном этапе мобильный доступ к документам возможен лишь в режиме просмотра — впрочем, вопрос о том, насколько нужна функция редактирования документов мобильным пользователям, остается пока открытым.

Что ж, мы видим, что сервис "Документы Google" ориентирован прежде всего на тех, кто постоянно подключен к Интернету. Но как быть тем, у кого нет возможности все время находиться "на линии"? Неужели все-таки придется в дополнение к дорогостоящему оборудованию раскошеливаться и на программное обеспечение, сравнимое с ним по стоимости? Такие расходы не всегда оправданны, особенно для той весьма многочисленной категории пользователей, которые используют не более пяти процентов возможностей офисных пакетов.

С недавних пор сервис "Документы Google" предлагает неплохое решение этой проблемы. Единственное, что требуется для организации оффлайновой работы с документами, — это плагин Gears (разработка Google, позволяющая работать с веб-приложениями в офлайновом режиме). После активации опции Offline по ссылке в правом верхнем углу главной страницы сервиса будут созданы локальные копии сохраненных документов. С этого момента даже при отключении компьютера от Сети работу можно продолжать как ни в чем не бывало, а при первом же соединении с Интернетом документы будут автоматически синхронизированы.

Офлайновое редактирование презентаций, к сожалению, недоступно. Зато, синхронизировав ноутбук с сервисом, можно отключить его от Сети, подключить к видеопроектору и продемонстрировать любую созданную ранее презентацию.

В заключение напомним, что сервис "Документы Google" на сегодняшний день имеет статус бета-версии (впрочем, как и многие другие нашумевшие проекты корпорации Google). Это означает, что стопроцентная работоспособность пока не гарантируется, но в первую очередь это относится к тем функциям, которые появились совсем недавно. Кстати, наиболее свежие опции, как правило, доступны лишь англоязычным пользователям, однако никто не запрещает при необходимости переключить язык интерфейса на "американский английский" и воспользоваться новинками.




Скоро на сайте

  • Wordpress

    Серия статей о плагинах к движку WordPrress
  • AJAX

    Проекты и продукты, ориентированные на AJAX
  • Новые сервисы Google

    Обзор новых сервисов Google
 

Copyright © 2003—2018 Все права защищены

При использовании материалов сайта ссылка на hostinfo.ru обязательна

  • хостинг от .masterhost
  • Rambler's Top100