Статьи Новости Контакты

05.06.2008
Данил Динцис

Организация рабочего времени на основе сервисов Google

как организовать работу команды, используя онлайн-сервисы Google

Сервисы Google
Рис. 1. Сервисы Google

Google уже приучил своих многочисленных пользователей по всему миру к частому обновлению линейки онлайн-сервисов. На этот раз речь пойдет об услугах, появившихся некоторое время назад: "Документы" и "Календарь", а также "Уведомления" (Alerts), "Группы" и "Финансы". Область применения сервисов сейчас заметно, я бы даже сказал, принципиально расширена. Многим компаниям, ведущим свой бизнес в географически удаленных друг от друга районах, требуется инструмент для совместного ведения документов, отслеживания планов работ и загрузки сотрудников. Из набора многочисленных инструментов Google наилучшим образом для решения этих задач предназначены, на мой взгляд, вышеперечисленные сервисы. Конечно, это решение для компаний малого и среднего бизнеса, для которых интернет-технологии не являются профильными и поддержание собственных корпоративных порталов слишком сложно и накладно. Использование этих сервисов также очень удобно для команд разработчиков ПО, веб-сайтов, системных администраторов, работающих удаленно или фриланс.

Совместная работа с документами
Обзор документов
Рис. 2. Обзор документов

Итак, одной из важных задач при совместной работе является согласование и поддержание в актуальном состоянии документов. Воспользуемся сервисом "Документы" (Google Docs). Он поддерживает размещение основных типов документов: текстовые, электронные таблицы и презентации как для MS Office, так и для Open Office (рис. 2). Документы группируются по типам, создателям, владельцам и по доступности для коллег. Например, необходимо согласовать отчет по проекту между участниками команды, которые работают удаленно. Для этого инициатор размещает документ, воспользовавшись командой Upload. Для открытия общего доступа к файлу открываем окно командой Share и выбираем контакты или указываем адреса вручную, после чего отправляем приглашения к совместной работе. Если проект предполагает, например, свободное привлечение участников, можно разрешить работу над ним людям, приглашенным по цепочке контактов. Очень удобна функция ревизии версий документов (Revisions), которая дает возможность проконтролировать время и состав изменений и провести сравнение различных версий документа.

Из дополнительных полезных возможностей можно отметить возможность создания произвольной структуры папок, контроля документа в режиме предварительного просмотра (Preview). Также любой документ можно перевести в один из широко применимых форматов файла: HTML, текстовый, pdf и ряд других. Если вы пользователь блог-сервиса Blogger, то документ можно опубликовать непосредственно в своем блоге. Есть также возможность разместить документ в открытом доступе (функция Publish).

Управление встречами и мероприятиями. Сервис "Календарь"
Любая деятельность требует планирования. Самое простое — это использовать совместную работу с календарем. Google предоставляет возможность вести несколько различных календарей. Например, для каждого проекта можно создать свой календарь и вести в нем мероприятия, относящиеся только к этому виду деятельности. Соответственно, для каждого календаря создается индивидуальный лист доступа. Для каждого участника листа устанавливается один из уровней: общий, только для приглашенных пользователей; создание и изменение элементов календаря, только просмотр, только информирование свободен или занят.

Управление календарем
Рис 3. Управление календарем

Назначим мероприятие "Сдача проекта" (рис. 3). И установим перечень сотрудников, которые причастны к нему. Некоторым дадим права на изменение даты и времени, других только оповестим о назначении. В зависимости от настроек каждого участника ему высылаются уведомления:

  • на новые мероприятия;
  • на изменения в мероприятиях;
  • об отмене;
  • об ответе на приглашение;
  • ежедневный календарь — это, пожалуй, самое удобное напоминание.
Сами напоминания могут приходить на e-mail, на мобильный телефон в виде SMS или отображаться во всплывающем окне. Очень удобно реализована настройка sms-уведомлений. Приведен перечень доступных операторов мобильной связи по всему миру. Есть функция отправки проверочного кода. К сожалению, в перечне для России удалось обнаружить только одного федерального оператора — "Билайн". Конечно, Google не забыл о развернутом поиске. Так что "потерять" назначенное событие практически невозможно. Также можно интегрировать календарь в свой блог или на сайт. А все перечисленные возможности делают совместную работу контролируемой и предсказуемой.

Мониторинг рынка. Сервисы Alerts, Finance, Groups
Часто для организации работы над проектом требуется регулярно получать информацию о состоянии рынка, действиях крупных компаний. Ведение регулярного мониторинга по интересующей тематике — это задача сервиса "Уведомления" (Alerts). Собственно, Alerts — это одна из разновидностей поиска с регулярными уведомлениями. Для настройки указываем поисковую фразу и задаем регулярность уведомлений:
  • ежедневно;
  • по мере обновления;
  • еженедельно.
Аналогично настройкам календаря можно сделать рассылку уведомлений общей по списку вовлеченных в работы сотрудников. Сервис "Финансы" предоставляет актуальную информацию по финансовым рынкам, курсам валют, биржевые новости.

Группы
Рис. 4. Группы

Объединить использование различных сервисов можно в сервисе "Группы" (рис. 4), который представляет собой рабочую область для совместного размещения, редактирования и доступа к информации. Предусмотрены режимы обсуждения (форум) и создание внутренних страниц группы, а также загрузка произвольного количества файлов любых типов. Однако создать "свалку" файлов и страниц малоэффективно. Для совместной работы имеет смысл интегрировать в группы такие сервисы, как "Документы" и особенно "Календарь".

Так, для размещения на странице или форуме группы документа воспользуемся упоминавшейся функцией Publish сервиса "Документы". Опубликуем документ и получим его ссылку. Например, http://docs.google.com/Doc?id=d4qthpf_3ghf4rvch. Создадим в группе обсуждение и добавим в него ссылку на наш опубликованный документ. Подобным образом разместим календарь проекта на странице в группе. Таким образом, необходимая информация по работам консолидируется на одном веб-ресурсе.

Используя комбинацию сервисов Google, как мы постарались показать в этой статье, можно создать простой и достаточно эффективный инструмент для организации работы над проектом. Конечно, такой подход хорош для небольших компаний и групп фрилансеров. Затратив минимум времени и средств, мы получаем необходимые средства контроля над выполнением работ: публикацию, обсуждение и обновление документов; ведение расписания задач, событий и мероприятий; актуальную рыночную информацию и возможность сведения всех данных в единое пространство группы.

Ссылки по теме




Скоро на сайте

  • Wordpress

    Серия статей о плагинах к движку WordPrress
  • AJAX

    Проекты и продукты, ориентированные на AJAX
  • Новые сервисы Google

    Обзор новых сервисов Google
 

Copyright © 2003—2016 Все права защищены

При использовании материалов сайта ссылка на hostinfo.ru обязательна

  • хостинг от .masterhost
  • Rambler's Top100